Bilan comptable terminé, quelles sont les formalités juridiques obligatoires en société ?

Votre bilan comptable doit être effectué chaque année par les entreprises. La création de ce document est cruciale pour la gestion de votre entreprise et demande beaucoup de rigueur. Cette tâche fiscale fait partie des missions de l’expert-comptable en ligne, à qui il est possible de faire appel pour s’assurer qu’elle soit réalisée avec professionnalisme. 

Le bilan comptable est terminé, il a été transmis au fisc. Vous avez terminé … sauf si vous êtes en société. Dans ce cas, il est obligatoire, comme chaque année, d’approuver vos comptes puis de les publier au tribunal de commerce. Voici donc les formalités qu’il vous reste à faire, une fois que votre bilan comptable est terminé.

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Qu’est-ce qu’un bilan comptable ?

Les comptes annuels doivent être effectuée à chaque fin d’année. C’est une formalité essentielle dans l’activité d’une entreprise. Elle constitue ensuite une liasse fiscale qui doit être envoyée aux impôts. Les documents constituants les comptes annuels sont :

• un bilan comptable ;
• un compte de résultat ;
• une annexe légale. 

Le bilan comptable est une présentation des passifs (ce qu’elle doit à des tiers ou tiers entités) et actifs (ce qu’elle possède en termes de stocks, de capital, de trésorerie, etc.) de l’entreprise. Une entreprise peut réaliser son bilan comptable elle-même, faire appel à un comptable ou mandater un expert-comptable. Si un comptable a en effet les compétences pour effectuer le bilan comptable, seul l’expert-comptable est habilité à certifier les comptes annuels. 

Après le bilan comptable, quelles formalités en SARL, SAS, SASU et EURL ?

Les formalités consécutives à la fin du bilan comptable varient en fonction du statut juridique de l’entreprise. Les entreprises individuelles, dont les EIRL, n’ont aucune obligation supplémentaire une fois le bilan comptable terminé. En revanche, si vous exercez en SARL, SAS (ou SASU) ou en EURL, vous devez déposer les comptes sociaux de la société. Pour ce faire, il est nécessaire d’approuver les comptes avec les associés ou actionnaires ou avec vous-même si vous êtes associé unique. 

Étape 1 : préparer l’approbation des comptes et le rapport de gestion

Cette formalité, qui fait suite à la clôture du bilan comptable, est en fait une décision des associés qui rend les comptes définitifs. Une fois approuvés, ceux-ci ne peuvent plus être modifiés.

L’approbation des comptes en assemblée générale ordinaire (AGO) doit être réalisée dans les 6 mois suivant la clôture du bilan comptable. Exemple, avant le 30 juin, si l’exercice comptable est clôt au 31 décembre. Vous l’aurez compris, c’est un acte important dans la vie d’une société. De nombreux experts-comptables en ligne mettent à disposition des juristes expérimentés pour accompagner et conseiller leurs clients en fonction de leur développement et réalisent leurs formalités obligatoires en société. 

En prévision de cette assemblée, le gérant :

• convoque les associés, au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale ;
• rédige le rapport de gestion en s’appuyant sur les données du bilan comptable.

Le rapport de gestion, dit aussi rapport d’activité, est une analyse de la situation financière de l’entreprise et de son développement commercial. En plus du bilan comptable et du compte de résultat, le rapport de gestion comprend une description :

• de l’activité et de la situation financière de l’entreprise au cours de l’exercice écoulé ;
• des événements marquants et des perspectives possibles (entre la date de clôture et la rédaction du rapport) ;
• des activités en matière de recherche et développement ;
• de l’endettement de la société ;
• des indicateurs clés de performances ;
• des questions d’environnement ;
• des points en cours en matière de gestion du personnel. 

Quand il y a lieu, le rapport mentionne également les prises de participation au sein d’autres entités.

À l’issue de l’assemblée générale (AG), le procès-verbal de l’AG, signé par le ou les gérants et/ou l’associé désigné président de l’assemblée, sera ajouté au registre des assemblées. Rappelons que ce registre doit être tenu à jour régulièrement et doit être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance ou par le maire de la commune où est implanté le siège social de l’entreprise.

Étape 2 : fixer et organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes

Les comptes sont approuvés en assemblée générale ordinaire, après consultation du rapport de gestion rédigé par le gérant.

À noter, lorsque la société ne comprend qu’un associé unique, l’approbation des comptes s’effectue alors par simple décision de l’associé et ce, en respectant le même calendrier qu’une société pluripersonnelle (avec plusieurs associés). En conséquence, dans les EURL et les SASU, dont l’associé unique est gérant ou président, le dépôt des comptes annuels au greffe vaut à lui seul approbation de ceux-ci par l’associé unique.

Étape 3 : déposer les comptes sociaux

Une fois le bilan comptable terminé et les comptes approuvés en assemblée générale, tout est prêt pour déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de Commerce. Ce dépôt doit intervenir dans le mois suivant l’approbation des comptes ou deux mois si vous choisissez de transmettre vos comptes annuels par voie électronique. 

Les comptes annuels à déposer comprennent :

• le bilan (actif et passif) ;
• le compte de résultats ;
• les annexes ;
• la proposition d’affectation du résultat vue en assemblée générale ordinaire et la résolution d’affectation votée ;
• le rapport général du commissaire aux comptes lorsqu’un commissaire aux comptes est en fonction dans la société (de manière facultative ou obligatoire).

Le coût du dépôt des comptes annuels au greffe est de 51,02 € (2022). Précisons que ce dépôt est définitif. Il est impossible de déposer des comptes annuels modifiés. Attention : ne pas déposer ses comptes annuels comporte des risques. D’autant plus inutiles qu’il est dorénavant possible de rendre facilement ses comptes confidentiels, donc inaccessibles aux tiers.

Gérer les formalités après le dépôt du bilan : le conseil des experts-comptables

Ce que l’on appelle en jargon juridico-comptable le « juridique annuel » s’impose à l’issue de chaque bilan comptable terminé. La clôture de l’exercice de l’entreprise permet l’affectation du résultat. En cas de bénéfices, le résultat peut être laissé pour une partie dans la société, notamment pour alimenter la réserve légale ou distribué sous formes de dividendes.

Pour l’entrepreneur, associé unique en SASU ou SARL, c’est autant de temps à consacrer à des papiers où le formalisme est important. S’agissant d’actes juridiques précis pouvant être facilement remis en question pour une question de forme, il est préférable de se faire accompagner. Pour y voir plus clair, il est conseillé de consulter son expert-comptable. 

Chez expert-comptable en ligne Amarris Direct, le service juridique vous décharge de l’ensemble de vos formalités juridiques, à chaque étape de vie de votre société. Besoin d’un relais efficace et aux petits soins ? Nos conseillers vous présentent gratuitement nos offres d’accompagnement, il suffit de prendre RDV !

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