expert-comptable-1334 – Qui procède au dépôt des comptes annuels ?

Dépôt des comptes annuels : les acteurs

La comptabilité fait partie des tâches de gestion que doivent réaliser les professionnels indépendants à la tête de leur propre entreprise. Plusieurs statuts juridiques leur sont ouverts pour exercer leur activité : l’entreprise individuelle (EI), l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou encore la société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU).

Parmi les formalités comptables obligatoires pour quelques-unes de ces entreprises, on retrouve le dépôt des comptes annuels et de leurs documents connexes. Cette formalité peut être prise en charge par un expert-comptable en ligne, permettant au professionnel indépendant de se concentrer sur les autres aspects de son activité, en plus de s’assurer de la conformité et de l’exactitude de ses comptes.

Qui doit déposer ses comptes annuels ? À qui faut-il les déposer ? Qui peut vérifier le dépôt ? Découvrez tous les acteurs liés au dépôt des comptes annuels des entreprises.

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Ce qu’il faut savoir sur les comptes annuels

Avant d’identifier les acteurs concernés par le dépôt des comptes annuels, il convient de faire un point sur les enjeux de cette formalité comptable, qui peut être déléguée à un expert-comptable.

Qu’est-ce que les comptes annuels ?

Les comptes sociaux sont composés de trois états :

  • le bilan comptable (actifs et passifs sociaux qui composent le patrimoine : capitaux propres, immobilisations, créances, dettes, etc.) ;
  • le compte de résultat (charges et produits de l’exercice : impôts, chiffre d’affaires, achats, charges, etc.) ;
  • l’annexe légale (information complémentaire à celles des deux premiers états).

Ils sont réalisés une fois par an, à la fin de l’exercice, et basés sur les enregistrements comptables inscrits dans le livre-journal et sur le livre d’inventaire.

À quoi sert le dépôt des comptes ?

L’établissement des comptes annuels permet aux entreprises de tenir une comptabilité exacte et pointilleuse, pour ainsi en optimiser la gestion globale. Le dépôt sert quant à lui davantage aux acteurs extérieurs à l’entreprise, qui peuvent s’informer sur son évolution d’un exercice à l’autre et en estimer la solidité financière. Dès la publication des comptes annuels, toute personne peut les consulter, surtout en ligne.

Quand a lieu le dépôt des comptes ?

Le dépôt des comptes annuels doit être réalisé 1 fois par an. Les entreprises et sociétés concernées disposent d’un délai de 7 mois après la clôture de l’exercice pour les déposer, ou de 2 mois dans le cas d’un dépôt par voie électronique. Une prolongation du délai est possible en cas de retard d’approbation des comptes. Si le délai de dépôt est dépassé, une ou plusieurs relances sont envoyées aux indépendants concernés.

Qui est concerné par le dépôt des comptes annuels ?

De nombreuses entreprises et sociétés sont concernées par cette obligation de dépôt des comptes sociaux annuels. Toutefois, le régime fiscal de certaines leur permet d’être éloignées de cette obligation : c’est le cas de l’entreprise individuelle (EI) soumise au régime de la micro-entreprise ou à l’impôt sur le revenu (IR) réel ou simplifié. En revanche, les EI soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) doivent répondre à cette obligation de dépôt de leurs comptes sociaux chaque année.

Les EURL et SASU doivent toutes déposer leurs comptes annuels, sauf celles qui relèvent du régime simplifié d’imposition : elles peuvent tenir une comptabilité de trésorerie et ne sont pas obligées de déposer ces documents.

Là encore, les compétences d’un expert-comptable en matière juridique et fiscale sont particulièrement appréciées pour aider les indépendants dans la compréhension de leurs obligations.

Qui est concerné par le dépôt d’autres documents connexes ?

Les comptes annuels peuvent être accompagnés d’autres documents connexes au moment du dépôt, pour certaines entreprises et sociétés.

Dépôt de la proposition et de la résolution d’affectation du résultat

Les EURL et SASU dont l’associé unique est également le gérant ou le président doivent déposer la décision d’approbation des comptes annuels. Cette décision est préalablement prise lors d’une assemblée générale ordinaire. Le gérant de l’EURL ou le président de la SASU doit signer la proposition et la résolution d’affectation du résultat de l’exercice, avant de déposer ces documents aux côtés des comptes annuels.

En revanche, les EURL et SASU dont l’associé unique n’est pas le gérant ou le président n’ont pas l’obligation de déposer ces documents connexes. Le dépôt des comptes annuels signés par le représentant légal suffit à leur approbation par l’associé unique.

Dépôt du rapport général du CAC

Si elles dépassent certains seuils de CA, de montant du bilan ou de nombre de salariés, les EURL ou SASU doivent nommer un commissaire aux comptes (CAC), qui va procéder à l’audit légal des comptes. Le rapport regroupe les observations du CAC sur l’exactitude, la fiabilité et la régularité des comptes.

Quel que soit le résultat (comptes certifiés ou réserves de la part du CAC), le document qui en résulte doit alors être déposé lui aussi par l’entreprise ou la société concernée à l’issue de l’exercice. Les commissaires aux comptes peuvent obtenir l’autorisation de déposer eux-mêmes ce rapport par l’assemblée générale ordinaire ou tout autre organe compétent.

Il faut savoir que le professionnel indépendant peut décider de faire appel à un CAC volontairement, même si aucun seuil n’est dépassé. Mais, à partir du moment ou au moins 1 CAC est en fonction, le rapport doit automatiquement être envoyé.

Qui reçoit le dépôt des comptes ?

Les entrepreneurs, gérants ou présidents à la tête des EI, EURL ou SASU peuvent donc déléguer le dépôt des comptes annuels et des documents connexes à leur expert-comptable, en plus du CAC potentiellement autorisé à déposer une partie de ces documents.

Le dépôt doit être effectué auprès du registre national des entreprises (RNE), qui remplace le registre du commerce et des sociétés (RCS) depuis janvier 2023, et plus particulièrement au greffe du Tribunal de commerce où est immatriculée l’entité, c’est-à-dire où se trouve son siège social (sauf exception).

Ce dépôt des documents peut être effectué :

  • par voie électronique, sur le site d’Infogreffe ;
  • en main propre, contre un récépissé de dépôt ;
  • par courrier postal (en recommandé), contre un avis de réception.

Qui surveille le dépôt des comptes ?

Le dépôt des comptes annuels et des documents connexes peut être surveillé par :

  • le greffier, qui envoie des relances en cas de retard de dépôt et informe le président du tribunal en cas d’échec des relances ;
  • le président du tribunal, qui peut adresser une injonction aux entités concernées (avec une somme à payer pour le retard) ;
  • le CAC, qui en informe l’organe exécutif de la société et le procureur de la République ;
  • toute personne tierce, qui peut assigner l’entité concernée en référé ;
  • le procureur de la République, qui peut solliciter la SASU ou l’EURL concernée.

Si les entreprises et sociétés qui devaient déposer leurs comptes annuels manquent à leur obligation, elles s’exposent à un risque de sanctions pénales ou civiles, ainsi que de poursuites éventuelles. Il peut s’agir d’amendes, d’injonctions, d’une liquididation de l’astreinte ou encore d’une demande de dommages et intérêts.

Les professionnels indépendants ont donc tout intérêt à faire appel à un expert-comptable pour se tenir parfaitement informés de leurs obligations en ce qui concerne les comptes annuels.

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