formation-alternance-1321 – Qu’est-ce que le vivier de candidats de l’organisme de formation ?

Vivier de candidats de l’organisme de formation : définition et avantages

Un vivier de candidats, ou vivier de talents, est une base de données qui regroupe des profils de salariés et de candidats potentiellement intéressants pour l’entreprise. Ces derniers peuvent avoir été recueillis lorsqu’une entreprise poste une offre d’emploi et qu’elle reçoit des candidatures, ou lors de l’organisation d’un salon ou d’un job dating, par exemple. L’objectif du vivier est de rendre le recrutement plus efficace. Le service des ressources humaines peut ainsi consulter le vivier à la recherche de candidats attrayants. Le système est également idéal pour trouver un alternant ou apprenti avant de publier une offre d’emploi. Les recruteurs économisent ainsi du temps, mais aussi de l’argent.

Qu’est-ce qu’un vivier de talents plus précisément ? Nous vous livrons quelques éléments de réponse à travers les lignes qui vont suivre.

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Le vivier de candidats de l’organisme de formation : qu’est-ce que c’est ?

Le vivier de candidats est, en d’autres termes, une réserve de talents constituée par l’entreprise. Le vivier est une sorte de base de données qui regorge de profils de candidats susceptibles de devenir des salariés de la société. La réserve se constitue au fil des années par :

  • des candidats qui ont précédemment postulé au sein de l’entreprise, mais dont le profil n’a pas été retenu pour le poste dont il était question ;
  • des personnes ayant envoyé une candidature spontanée ;
  • des candidats rencontrés lors d’événements professionnels (job dating, salons, etc.) ;
  • des personnes cooptées par des salariés déjà actifs au sein de la société ;
  • des salariés ayant demandé une mobilité en interne ;
  • d’anciens stagiaires ;
  • etc.

Afin de s’organiser au mieux, l’équipe RH peut classer les viviers par secteur géographique, métier ou diplôme, afin d’anticiper les recrutements à venir. En effet, lorsque les viviers de talents sont parfaitement structurés et régulièrement mis à jour, le service des ressources humaines réalise un gain de temps considérable. Avant même de poster une offre d’emploi, les responsables peuvent consulter la base de données, à la recherche du profil idéal, et contacter directement la personne.

Quelles informations doit contenir un vivier de candidats ?

Pour qu’un vivier de candidats soit parfaitement fonctionnel, il est essentiel d’y renseigner certaines informations capitales. Ainsi, il est plus facile de trier les profils et de sélectionner le candidat dont la formation et les compétences correspondent le plus à l’offre d’emploi proposée une fois le moment venu. Dès lors, l’équipe RH peut indiquer pour chaque candidat présent dans la base de données :

  • son identité et ses coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, etc.) ;
  • l’historique de ses précédentes candidatures ;
  • son parcours professionnel (compétences, diplômes, formations, etc.) ;
  • son CV régulièrement mis à jour ;
  • un lien vers son profil LinkedIn ;
  • les postes envisageables pour le profil, etc.

Notez, toutefois, que le Code du travail définit précisément un cadre légal dans l’utilisation du vivier de candidats. L’entreprise doit, d’ailleurs, le déclarer à la CNIL. Si certaines informations sont indispensables, d’autres ne doivent légalement pas être indiquées. C’est notamment le cas de l’origine raciale, mais aussi des convictions religieuses ou politiques des candidats, par exemple. De la même manière, les candidats doivent être conscients de la collecte de leurs données et avoir des informations quant à leur durée de conservation.

L’intérêt du vivier de talents

Le premier intérêt du vivier de talents est qu’il rend le recrutement plus efficace. Une base de données fournie et mise à jour permet aux recruteurs de dénicher les profils les plus intéressants pour une future offre d’emploi. Une fois trouvés, ils peuvent alors les contacter directement. L’opération est idéale pour les prises de fonction urgentes.

Le vivier de candidats permet, finalement, d’économiser du temps et de l’argent. Réaliser une procédure d’embauche classique est, en effet, une opération coûteuse. De la même manière, trouver un candidat afin de pourvoir un poste vacant peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois, surtout lorsqu’on opte pour la démarche classique (identification des besoins de l’entreprise, rédaction et partage de l’offre, réception et triage des candidatures, entretiens éliminatoires, etc.).

Créer un vivier de candidats pertinents

Collecte de candidatures spontanées, organisation de job dating, animation des réseaux sociaux, voici différentes manières de créer un vivier de candidats qualifiés.

Collecter les candidatures spontanées

Les entreprises reçoivent régulièrement des candidatures spontanées, que ce soit en dépôt physique par e-mail, par le biais de leur site Internet, etc. Si, à l’instant T, il n’existe aucun poste vacant, conservez les candidatures dans votre vivier de candidats. Vous pourrez vous y référer quelques mois plus tard à la recherche de la perle rare.

Garder les candidatures reçues pour votre offre emploi

Lorsqu’une entreprise publie une offre d’emploi, elle reçoit des dizaines, voire des centaines de candidatures, pour, souvent, un seul poste vacant. Plutôt que de jeter les CV des candidats n’ayant pas été retenus, conservez-les dans votre vivier. Ce sont ces mêmes personnes que vous pouvez être susceptibles de recruter dans les prochains mois et même les prochaines années.

Être présent sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont des outils particulièrement efficaces en matière de recrutement. Ils vous permettent d’accroître votre visibilité et offrent la possibilité aux candidats de mieux vous connaître. Diffuser des offres d’emploi sur vos réseaux ou préciser à votre audience de vous envoyer une candidature spontanée, car vous recrutez régulièrement, peut vous permettre d’ajouter des profils à votre vivier de candidats.

Participer à des événements et utiliser la cooptation

Rencontrer de potentiels candidats lors de salons professionnels ou à l’occasion de job dating est aussi un excellent moyen d’ajouter des noms à votre vivier de candidats. Vous pouvez, au choix, participer à des événements organisés par votre commune, ou organiser vos propres salons dans vos locaux, à un rythme qui vous convient.

De la même manière, miser sur la cooptation offre des avantages indéniables. Pour rappel, la cooptation est une technique de sourcing qui permet aux salariés de l’entreprise d’inciter leur entourage à postuler dans votre équipe.

Les outils parfaits pour la constitution du vivier

Les équipes RH des grandes organisations disposent généralement d’un logiciel de recrutement spécifique, qui leur permet de créer des viviers de candidats simplement. Le logiciel, généralement collaboratif, s’alimente en fonction des échanges entre les recruteurs et les candidats, et ce, presque en temps réel.

Toutefois, ces outils ne sont pas indispensables pour débuter. Les PME et TPE peuvent dans un premier temps opter pour un tableur, comme Excel ou Google Sheet. Les équipes peuvent ainsi enrichir les tableaux au fur et à mesure.

Vous l’aurez compris, créer un vivier de candidats est un excellent moyen de rendre le recrutement plus efficace. Ce système profite en outre à tous les types de structures, qu’importe leur taille (TPE, PME, grand groupe, organismes de formation, etc.).

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