supply-chain-1221 – Comment choisir son WMS ?

Optimiser la gestion de l’entrepôt : le choix d’un WMS

Dans un contexte de concurrence accrue depuis l’ouverture des marchés, les entreprises n’ont pas d’autre choix que d’optimiser leur organisation. De leurs processus dépendent leur rentabilité et leur performance, synonymes de compétitivité et de pérennité.

Par son rôle central dans le bon fonctionnement d’une entreprise, l’entrepôt est un des axes d’amélioration importants pour gagner en efficacité opérationnelle : réduction des délais et des coûts, gain de productivité, satisfaction des clients, qualité de service, etc. 

C’est pourquoi les logiciels WMS (Warehouse Management System) comptent parmi les outils à utiliser pour l’analyse de la Supply Chain. Ces nouvelles solutions logistiques permettent de réaliser d’importantes économies sur le stockage tout en améliorant la performance globale de l’entreprise.

Mais pour cela, encore faut-il choisir le WMS approprié à son secteur d’activité. Faisons le point sur les critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

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Les intérêts d’un logiciel WMS pour la gestion de l’entrepôt

Un progiciel WMS permet de gérer l’ensemble des opérations d’un entrepôt de stockage. Mais plus que cela, il s’agit également d’une solution d’analyse qualitative et quantitative de l’activité permettant de détecter les anomalies ou d’éviter les erreurs de préparation. 

De la bonne gestion des entrepôts dépend le bon fonctionnement de l’entreprise. Alors qu’un sous-stockage génère un risque de rupture de stock impactant les délais de traitement d’une commande, une erreur de stockage occasionne des retards ou des erreurs de livraison. Ainsi, un mauvais stockage peut nuire à la performance et à la qualité de service de l’entreprise, au détriment de la satisfaction des clients. 

Les logiciels WMS n’ont cessé d’évoluer pour coller au mieux à l’organisation des entreprises et répondre à davantage de besoins. Désormais, de nombreuses informations de gestion sont disponibles, comme la parfaite connaissance de l’état du stock et la traçabilité des produits et des marchandises.

La plupart des logiciels WMS proposent des fonctionnalités de base intégrant l’ensemble des processus, comme : 

  • la gestion globale de l’entrepôt ;
  • la gestion des stocks ; 
  • la gestion de la réception des marchandises avec un système de « références articles » ;
  • la gestion de préparation des commandes et de picking ;
  • la gestion des expéditions des commandes ;
  • la gestion des quais ;
  • le suivi et le reporting de l’activité.

Bien évidemment, il existe des modules complémentaires permettant d’adapter le logiciel aux besoins des entreprises, comme la prise de rendez-vous automatique pour les livraisons fournisseurs ou l’automatisation des tâches récurrentes.

En outre, un logiciel WMS intègre des flux EDI pour l’envoi automatique des documents nécessaires à la gestion de l’entrepôt, comme les listes de colisage, les bons de commande pour l’approvisionnement, les protocoles de sécurité, etc.

Véritable aide à la gestion quotidienne, le WMS permet un gain de temps important pour les opérateurs et une sécurisation des processus allant de l’approvisionnement à l’envoi des commandes, voire la gestion des retours et la réintégration des articles dans le stock.

Néanmoins, un logiciel WMS peut vite devenir un système lourd, complexe et coûteux s’il est démesuré par rapport aux besoins de l’entreprise. D’où la nécessité de bien choisir son outil.

Les étapes indispensables pour bien choisir un logiciel WMS

Le choix d’un logiciel WMS représente un investissement important pour une entreprise, et plus encore pour les TPE et PME. En outre, la mise en œuvre d’une telle solution suscite un profond changement des processus en place.

Comme nous l’avons vu, tous les volets de la gestion d’un entrepôt peuvent être concernés (réception, stockage, préparation, expédition, etc.). C’est pourquoi le choix d’un WMS doit être mené en mode gestion de projet, dont voici les principales étapes.

L’analyse des besoins en matière de gestion d’entrepôt

Souvent négligée et pourtant indispensable, l’analyse des besoins permet de choisir un outil WMS approprié à l’activité de l’entreprise ainsi qu’à son organisation (taille de l’entreprise, compétences internes, volume d’activité, etc.). 

Rappelons qu’un logiciel WMS offre de nombreuses fonctionnalités de base, mais aussi des modules complémentaires qu’il est tentant de sélectionner en vue du développement possible de l’entreprise. Chaque chose en son temps, il sera toujours possible de les intégrer par la suite. En effet, nous conseillons de n’intégrer que les fonctionnalités correspondant aux besoins actuels de l’entreprise, le temps que les équipes « se fassent la main » sur une version plus accessible. 

Voilà pourquoi il est recommandé d’effectuer un audit fonctionnel de la gestion d’entrepôt : 

  • taille et organisation de l’entrepôt ;
  • processus de stockage ;
  • moyens de manutention ; 
  • automatismes en place ;
  • postes de travail ;
  • ressources humaines et compétences internes ;
  • étude des flux ;
  • identification des dysfonctionnements ou des axes d’optimisation ;
  • etc.

Ce n’est qu’au terme de cet état des lieux qu’il est possible de définir les fonctionnalités indispensables du futur logiciel WMS. En outre, cette étape permet également d’élaborer le cahier des charges nécessaire à la prise de contact avec les fournisseurs de solutions logistiques.

La recherche d’un logiciel WMS en pratique

Il existe de nombreuses solutions informatiques pour la gestion de la chaîne logistique. La première sélection est à réaliser à l’aide de l’état des lieux des ressources informatiques et des compétences de l’entreprise. Il faut savoir qu’il existe deux types de logiciels.

  1. Les logiciels sous licence correspondant à l’achat du logiciel et à son intégration sur les serveurs internes de l’entreprise, ce qui implique de posséder la structure et les compétences pour le déploiement. L’entreprise est propriétaire de l’outil et les données restent en interne, néanmoins, les mises à jour ne sont pas possibles. Ce type de logiciel n’est pas évolutif et devient rapidement obsolète.
  2. Les logiciels ASP (Application Service Provider) progressivement remplacés par le mode SaaS (Software as a Service) fonctionnent par abonnement. Il s’agit d’une solution externalisée sur les serveurs du fournisseur, et accessible par l’intermédiaire d’une plateforme en ligne sécurisée. Les mises à jour sont automatiques, aucune compétence informatique interne n’est nécessaire et le logiciel est entièrement personnalisable et évolutif

Le choix entre les différentes solutions repose ensuite sur le cahier des charges. Celui-ci doit servir de fil conducteur et de filtre durant la recherche et la comparaison des logiciels WMS. Nous recommandons de choisir 2 à 3 solutions maximum afin de pouvoir en faire une étude plus précise.

La démonstration de l’utilisation du logiciel WMS

Demander une démonstration du fonctionnement du logiciel WMS est vivement recommandé afin de se faire une idée plus précise des fonctionnalités ainsi que du design du logiciel. En effet, celui-ci doit être agréable à l’œil, la navigation doit être simple et surtout intuitive. Choisir un logiciel ressemblant aux outils de l’entreprise permet de limiter l’impression de changement vécue par les équipes, celles-ci seront ainsi moins « perdues » avec le nouveau logiciel. 

Il est possible de tester le logiciel lors de salons professionnels, en ligne avec une interface partagée avec l’éditeur du logiciel, ou en se rendant directement dans les locaux de celui-ci lorsqu’ils sont ouverts au public et à proximité.

Le mieux est de déléguer la recherche d’un logiciel de gestion d’entrepôt à la personne chargée de la gestion informatique de l’entreprise (à condition, bien sûr, d’en avoir une). Le cas échéant, il est préférable d’identifier un référent projet. Ce dernier doit être parfaitement aux faits des besoins et des processus déjà en place dans l’entreprise, comme le responsable d’entrepôt par exemple.

La recherche du logiciel approprié à l’activité de l’entreprise nécessite du temps, qu’il convient d’allouer au référent technique, sous peine de choisir le premier logiciel venu. Une fois implanté, il est complexe et surtout coûteux de changer de logiciel. 

Enfin, précisons que la formation des salariés au nouveau logiciel est indispensable pour ne pas nuire à la performance de l’entreprise et limiter le risque de résistance au changement.

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