supply-chain-1222 – Comment choisir son TMS ?

Comment bien choisir son TMS ?

La Supply Chain étant de plus en plus complexe, les entreprises ont tout intérêt à automatiser l’analyse et la gestion des flux entrants et sortants. Quels sont les outils à utiliser pour l’analyse de la Supply Chain ? Il existe une solution de gestion pour les entreprises : le Transport Management System (TMS), ou système de gestion des transports.

Véritable outil d’aide à la décision, le TMS permet d’optimiser la gestion du transport de marchandises, notamment grâce à la planification des tournées, la traçabilité des livraisons ou encore l’automatisation de la facturation. L’optimisation de la chaîne logistique est à l’origine d’un gain de temps et d’argent, ainsi que de la satisfaction client qui s’ensuit.

Toutefois, au vu de la diversité de l’offre et de la multitude de fonctionnalités proposées, il peut être difficile de faire un choix. Quelle solution TMS choisir en fonction de l’activité de l’entreprise, des contraintes logistiques ou des produits vendus ?

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Quels éléments faut-il prendre en compte ?

Le marché des solutions TMS est mature et investi par un certain nombre d’éditeurs de logiciels. Chaque entreprise devrait donc trouver la solution qui correspond à ses besoins. Avant de choisir son TMS, il est indispensable pour toute entreprise d’étudier certaines questions, qui la guideront dans son choix.

Quels sont les enjeux, les problématiques ou les besoins de l’entreprise ?

Le projet d’acquisition d’un TMS peut être lié à un ou plusieurs enjeux, tels que la centralisation des données ou l’automatisation des opérations.

Pour orienter son choix, l’entreprise doit examiner différentes questions fondamentales.

  1. Faut-il un TMS transporteur ou chargeur ?
  2. S’agit-il d’un transport maritime, routier, aérien, ou autre ?
  3. S’agit-il d’un projet régional, national ou international ?
  4. Comment sont conditionnés les produits à transporter ?
  5. Le transport est-il confié à un prestataire externe à l’entreprise ?
  6. S’agit-il de transporter des commandes segmentées ou des lots complets ?
  7. Quelle est la politique tarifaire actuelle de l’entreprise ?
  8. Y a-t-il des normes de transport à respecter ?
  9. La solution logicielle sera-t-elle déployée seule ou dans l’ERP (Enterprise Resource Planning) ?
  10. Quelles sont les solutions logicielles et les technologies d’interface déjà en place ?
  11. Faut-il choisir un TMS en mode SaaS ou on-premise ?

Un cahier des charges technique et fonctionnel doit être rédigé, répertoriant tous les éléments du projet d’acquisition d’un TMS : le contexte, les objectifs, les acteurs, le budget, les délais, les ressources, etc.

Quelles sont les ressources matérielles et humaines de l’entreprise ?

Pour choisir la bonne solution TMS avec les bons logiciels, il faut évaluer les besoins de l’entreprise. Ces derniers dépendent en partie des ressources dont dispose l’entreprise.

D’un point de vue matériel, l’entreprise doit faire un bilan de l’état de son système d’information (SI), avec les outils et solutions informatiques qu’elle utilise.

En ce qui concerne les ressources humaines de l’entreprise, en fonction des compétences des équipes, tous les logiciels ne seront pas forcément nécessaires. Pour certaines entreprises, une solution TMS avec un unique logiciel de gestion des tarifs sera suffisante, tandis que pour d’autres, un logiciel de gestion d’itinéraire sera aussi indispensable.

Il faut aussi tenir compte de la capacité de changement des équipes : sont-elles prêtes à accepter les changements et à adapter leurs méthodes de travail ?

Quel est le retour sur investissement (ROI) estimé ?

Le calcul du ROI doit être effectué avant toute décision d’achat d’une solution TMS. Cet indicateur de performance et de rentabilité permet de comparer les différentes solutions, puis de déterminer laquelle représente le meilleur investissement au vu de l’argent gagné, au terme d’un certain délai d’amortissement. Pour obtenir le meilleur ROI possible, il faut choisir le TMS le plus adapté aux besoins de l’entreprise.

Comment gérer les appels d’offres et choisir l’éditeur de TMS ?

L’offre étant très diverse et les éditeurs très nombreux, le choix du Transport System Management peut s’avérer complexe. Avant de choisir un outil TMS, il faut se renseigner sur sa notoriété, en cherchant des informations sur Internet ou en demandant l’avis d’entreprises qui l’utilisent.

Il faut savoir que l’éditeur assure le paramétrage du logiciel TMS. Il n’existe donc pas de mauvais ou de bon logiciel, car c’est le paramétrage qui conditionne l’efficacité de la solution TMS.

En tout cas, le TMS est un outil indispensable de la gestion logistique d’une entreprise, à condition qu’il soit bien choisi et que les équipes soient formées à son utilisation.

Quels paramètres et fonctionnalités choisir pour son TMS ?

Il existe un large panel de fonctionnalités pour l’outil TMS, qu’il s’agisse d’un TMS transporteur ou d’un TMS chargeur. Les transporteurs sont les principaux utilisateurs des TMS. Toutefois, les chargeurs, c’est-à-dire les entreprises qui confient le transport de la marchandise à un prestataire, sont de plus en plus nombreux à s’équiper d’un TMS. D’ailleurs, plus il y a de marchandises à gérer, plus la logistique est complexe, donc plus le TMS est important.

Tous les TMS sont équipés des fonctionnalités de base, mais des fonctionnalités spécifiques sont offertes par certains d’entre eux. Les fonctionnalités doivent être choisies en fonction des besoins de l’entreprise. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités ou paramètres que doit proposer un TMS.

La planification et la prévision du transport

La fonctionnalité principale des TMS est le planning du transport. Elle permet de :

  • faire le choix du conducteur ;
  • faire un plan de chargement et optimiser le taux de remplissage, en identifiant la nature et les dimensions des produits ;
  • définir le meilleur itinéraire, pour respecter les délais (notamment éviter les bouchons) et limiter les coûts (carburant, péages, etc.) ;
  • positionner des segments de ramasse dans une même tournée de livraison, pour limiter les kilomètres à vide ;
  • organiser les tournées selon les zones à livrer (par département, par région, etc.).

La traçabilité des tournées de ramassage ou de livraison

Grâce au TMS, les clients, les transporteurs et les expéditeurs peuvent suivre le chemin de la marchandise en temps réel. Les communications chronophages (mails, SMS, appels, etc.) sont alors évitées.

Il est d’ailleurs possible que le TMS serve d’alerte en cas de problème (consommation excessive de carburant, vols, etc.).

La génération de reportings et le suivi des indicateurs de performance

Le TMS se présente comme un excellent outil de suivi des indicateurs clés de performance (KPI). Ces derniers permettent d’évaluer l’évolution du déploiement de la solution TMS, pour atteindre les objectifs fixés.

Des reportings, ou rapports d’activité, sont effectués de manière régulière, afin de faciliter la communication de l’avancement ou des résultats de l’utilisation du TMS au sein de l’entreprise.

En fonction des chiffres constatés, il est alors possible d’ajuster le fonctionnement TMS pour gagner en efficacité.

La facturation automatique grâce au TMS

La facturation du transport est parfois simple, avec la pratique de tarifs généraux proposés dès la saisie et fixés en fonction du poids ou volume du chargement.

Toutefois, cette facturation peut être plus compliquée (par exemple pour une activité de location). Un logiciel de taxation intégré à la solution TMS permet alors de gérer les multiples règles de taxation et de générer les factures.

Pour garder le contrôle sur les opérations, le TMS doit pouvoir s’intégrer dans les systèmes comptables de l’entreprise. La facturation n’en est alors que plus simple, plus rapide et plus sécurisée.

La compatibilité avec les autres solutions informatiques

L’intégration du TMS dans le système d’information (SI) de l’entreprise est très importante. Il faut s’assurer que le TMS soit compatible avec les autres outils utilisés (système de gestion de l’entrepôt ou WMS, progiciel de gestion ou ERP, ancien TMS, etc.), afin de conserver les données collectées. Il est préférable de choisir un TMS et WMS du même éditeur. C’est aussi l’occasion idéale de disposer d’un logiciel de gestion tout-en-un, pour faciliter la gestion logistique.

Le TMS est l’outil idéal pour la gestion du transport au sein de la Supply Chain. Transporteurs et chargeurs peuvent alors optimiser leurs processus de gestion de la chaîne logistique. Le Transport Management System contribue à l’amélioration des performances et de la rentabilité d’une entreprise.

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