supply-chain-1345 – Comment optimiser la gestion des achats ?

Optimiser les achats pour améliorer la performance de la Supply Chain

Les achats constituent le poste de dépenses principal de la Supply Chain. Ils représentent environ 60 % du chiffre d’affaires des entreprises européennes. Et pour cause, ils correspondent à l’ensemble des coûts des biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’activité d’une entreprise, allant de l’approvisionnement en matières premières aux achats de fournitures de bureau.

Les entreprises cherchant des solutions pour améliorer la performance de la Supply Chain considèrent la gestion des achats comme un axe d’optimisation prioritaire. C’est pourquoi la gestion des achats est dorénavant considérée comme une fonction stratégique de l’entreprise, alors qu’elle a longtemps été perçue comme une simple fonction support.

Et pour preuve, les grandes entreprises ont même créé le métier d’acheteur, dont la mission est de réduire les dépenses liées aux achats sans impacter le bon fonctionnement de l’activité. Alors, intéressons-nous aux enjeux de la gestion des achats et aux solutions pour l’optimiser.

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Supply Chain : rôle et enjeux de la gestion des achats

Le service achat d’une entreprise a pour rôle de procéder à l’ensemble des achats indispensables à l’activité d’une entreprise (matières premières, produits intermédiaires, emballages, fournitures diverses, matériels informatiques, véhicules, etc.). En outre, le recours à des prestataires externes (entretien des locaux, informatique, comptabilité, etc.) et les charges de fonctionnement, comme les assurances, sont à intégrer dans cette équation.

De la gestion des achats dépend donc le bon fonctionnement de la Supply Chain et de la chaîne logistique à proprement parler. En effet, tout problème dans une commande d’approvisionnement, comme un retard, une erreur de référence ou une mauvaise quantité peut avoir de lourdes conséquences sur la production :

  • retard dans la production et donc dans l’expédition des commandes aux clients ou points de vente ; 
  • arrêt de la chaîne de production, faute de matières premières ;
  • surstockage générant d’importantes dépenses (immobilisation des capitaux, frais de stockage élevés, perte de marchandises devenues obsolètes ou périmées, coûts de manutention, etc.) ;
  • augmentation de la charge de travail, comme la multiplication des démarches administratives (gestion des bons de commande ou des retours, facturation, suivi des livraisons, etc.) ;
  • etc.

La gestion des achats est donc devenue un levier de croissance pour les entreprises leur permettant d’accroître leur marge commerciale sans augmenter leur prix. Mais ce n’est pas tout : une gestion efficiente des achats permet également de réduire les délais tout en optimisant la qualité de service, et donc la satisfaction des clients. Elle est donc en partie responsable de l’image de marque de l’entreprise. 

Ceci est d’autant plus important dans un contexte de forte concurrence et de changement des habitudes de consommation des clients. Il s’agit alors d’un levier de compétitivité et de performance crucial à la pérennité de l’entreprise.

Mais un tel objectif conduit inexorablement à la complexification de la gestion des achats, car il ne suffit plus d’acheter les produits à un fournisseur par habitude. Il faut comparer les prix des nouveaux fournisseurs arrivés sur le marché, négocier les tarifs au regard de la quantité commandée, regrouper les commandes pour économiser sur les frais de livraison, etc. 

Supply Chain : optimisation de la gestion des achats

La mission principale de la gestion des achats consiste donc à cibler les meilleurs produits (biens et services) indispensables à l’activité de l’entreprise, au meilleur prix et disponibles dans les meilleurs délais.

Pour y parvenir, il convient donc de définir une politique d’achats claire, méthodique et précise. Voici quelques conseils pouvant vous aider à y parvenir.

L’analyse de l’organisation complète de l’entreprise

La détection des axes d’optimisation ne peut être réalisée sans un état des lieux de l’organisation actuelle. Pour cela, il convient de recenser un ensemble d’informations, comme :

  • les outils ou documents en place (bons de commande, bases de données ou logiciel, contrat fournisseur, cahier des charges, etc.) ;
  • la répartition des responsabilités (qui fait quoi) ;
  • le temps entre la passation des commandes d’approvisionnement et la réception des marchandises ;
  • les délais entre l’expression des besoins, la passation des commandes et leur réception ;
  • les conditions de paiement ;
  • etc.

C’est en améliorant le processus de gestion que l’entreprise peut réduire les délais et par conséquent certains coûts. Néanmoins, s’intéresser spécifiquement à la fonction achats sans prendre en compte son environnement, c’est-à-dire l’intégralité de la chaîne logistique, ne peut suffire. La réduction des coûts et des délais passe également par l’analyse de chaque secteur, par exemple :

  • la gestion des quais pour déterminer les délais de stockage des marchandises reçues et réduire le temps d’attente ;
  • la gestion des stocks pour réduire les pertes (stratégie du « premier entré, premier sorti »), mais également éviter le surstockage (mise en place d’un seuil d’alerte) ;
  • l’organisation de la production, notamment le taux de perte de matières premières.

Cette liste non exhaustive a pour intérêt d’insister sur un point essentiel : l’optimisation de la gestion des achats doit s’intégrer dans une stratégie globale.

Une étroite collaboration entre achats et chaîne logistique

Ce qui précède démontre bien la place centrale de la gestion des achats dans la Supply Chain, car elle intervient dans les différents flux de l’entreprise (financiers, d’informations et physiques). En outre, 87 % des achats dépendent de la chaîne logistique et 82 % de l’activité de la Supply Chain interfère dans le processus de gestion des achats (cahier des charges précis, dépenses logistiques, etc.).

Mettre en place une politique d’achats ou différentes stratégies ne peut donc avoir lieu sans une étroite collaboration entre deux services parfois complètement détachés l’un de l’autre. En outre, chaque fonction dans l’entreprise est spécialisée dans son cœur de métier.

Par exemple, le responsable de production connait mieux que quiconque les produits dont il a besoin et les fournisseurs sérieux avec lesquels travailler. Le responsable de la gestion des achats est, quant à lui, plus au fait des pratiques courantes et des conditions de paiement. Il sera également plus à l’aise pour négocier les prix fournisseurs.

La gestion commerciale ne peut donc avoir lieu que par l’utilisation de bases de données communes. L’intérêt des bases de données est de retrouver l’intégralité de l’historique des achats, les incidents rencontrés, les coordonnées fournisseurs, etc. 

La digitalisation de la stratégie de gestion des achats

La lecture de ce qui précède met en avant le caractère chronophage de la gestion des achats. L’utilisation d’une base de données (tableur Excel dans de nombreuses entreprises) est déjà une solution en soi, mais elle ne suffit plus dans notre contexte de forte mondialisation et de concurrence accrue

Dorénavant, les entreprises ont tout intérêt à s’équiper d’une solution logicielle conçue à cet usage. Bien qu’elle puisse représenter un coût important pour certaines entreprises, ses avantages sont pluriels. Elle permet notamment d’automatiser les tâches sans réelle plus-value pour la fonction achats, la mise en place d’un système d’alerte, le regroupement des besoins (réduction du nombre d’opérations ou de formalités), etc. 

En outre, ce type de solution met à disposition des tableaux de bord automatisés et précis afin d’analyser la gestion des achats, les postes de dépenses et de détecter les incidents. Les achats peuvent être classés par famille pour mieux répartir le budget, par exemple, en fonction des produits à forte ou faible valeur.

Enfin, précisons qu’il s’agit d’un outil collaboratif. Chaque responsable de secteur peut y renseigner ses besoins spécifiques (quantité, délais, etc.). Ainsi, en fonction des besoins des autres services, le responsable des achats peut, entre autres, négocier les prix auprès des fournisseurs. 

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