optis-0015 – optis-0015 Les étapes clés de la vérification d’un fournisseur en Chine

8 étapes clés pour vérifier les fournisseurs en Chine

La production de biens et la fabrication de textile font de la Chine un des principaux fournisseurs de produits importés destinés à la vente, aujourd’hui. Cependant, le circuit d’approvisionnement doit être efficace et fiable, afin de fournir des biens et des services de qualité. L’image et la réputation de l’entreprise est en jeu. Le sourcing, en amont, permet de choisir les fournisseurs chinois les plus compétents et les plus viables. Le processus est un peu plus complexe quand il a lieu en Chine : la distance, la pandémie et la langue sont de multiples barrières. Il s’agit de trouver les fournisseurs qui sont à même de produire des biens et des services optimaux, à un prix satisfaisant. Étant donné que les réglementations sont parfois différentes, il faut aussi s’assurer que l’usine produit des biens qui respectent les normes de France ou d’Europe.

Quelles sont les différentes étapes de validation d’un fournisseur en Chine ? Comment procéder pour trouver des collaborateurs stables et efficaces ? Voici les différentes étapes clés pour garantir la qualité de vos marchandises. 

Identifier les besoins de l’entreprise et établir le profil du fournisseur idéal

La vérification des fournisseurs chinois dépend des besoins de l’entreprise pour laquelle on fait la démarche. Les critères découlent d’un audit interne en premier lieu. On peut ainsi choisir de prêter plus d’importance :

  • à la qualité des produits ;
  • au rapport qualité/prix ;
  • au service après-vente ;
  • aux délais de livraison ;
  • à l’efficacité du fournisseur.

Le processus de vérification se module donc selon les paramètres ciblés préalablement. Cependant, certaines étapes restent les mêmes, comme la vérification de la légalité de l’activité du fournisseur ou de l’importation du produit depuis la Chine.

Trouver son fournisseur en Chine

La Chine est un géant de l’approvisionnement mondial. En tant qu’acheteur, pour trouver le fournisseur qui vous correspond, il est possible de passer par des annuaires en ligne ou des sites qui les répertorient, comme Alibaba, Globalsources ou HKTTDC. La première étape consiste à entrer en contact avec eux et à discuter de :

  • leurs références ;
  • leurs conditions de fabrication, comme le processus de production, les matériaux utilisés, les délais de livraison des produits ;
  • leurs expériences ;
  • leurs antécédents de production.

Vérifier les documents juridiques

L’une des étapes primordiales est de confirmer qu’il s’agit effectivement d’un fabricant ou d’une société commerciale. Il est nécessaire de s’assurer de la capacité de votre fournisseur à fournir des actes de commerce et à commercialiser les produits qu’il propose. Dans le cas de la Chine, les documents doivent être traduits pour pouvoir s’assurer de leur authenticité. 

Faire un audit de la réputation en ligne (en chinois et en anglais)

À l’heure du numérique, une présence en ligne professionnelle et effective d’un fournisseur est un gage de sérieux. L’un des prérequis à toute validation est donc de vérifier les sites en chinois et en anglais sur lesquels apparaissent les fournisseurs. Il est très facile de trouver une multitude de renseignements sur les sociétés en ligne, bien qu’il soit nécessaire de s’assurer que toutes les informations qui apparaissent sont cohérentes.

Faire un constat de la performance commerciale du fournisseur

Dans l’une des étapes du sourcing, il est nécessaire d’inspecter les performances du fournisseur. Sera-t-il à même de répondre au cahier des charges de votre entreprise ? Pourra-t-il vous livrer les produits à temps ? Tout d’abord, il convient d’inspecter la qualité du produit et de s’assurer des bonnes procédures de production. Le fournisseur doit être enclin au dialogue, à la transparence, et doit faire preuve de connaissances industrielles et techniques liées à son domaine. Le but est d’examiner leur capacité à répondre aux besoins de l’entreprise.

Vérifier les certifications

Afin de sélectionner des usines fiables en Chine, il est nécessaire de vérifier leurs certifications. Tout d’abord, il s’agit de s’informer auprès de la Douane et de l’Afnor – l’Association française de la normalisation. Puis, après avoir demandé leurs certifications aux fournisseurs, il convient de les vérifier auprès des laboratoires qui les ont délivrées. Enfin, si elles sont existantes, il reste à vérifier que leur durée de validité court toujours. Généralement, elles sont renouvelables tous les deux ans. Il est aussi essentiel de s’assurer que les produits soumis à l’importation sont bien ceux qui figurent sur les certifications.

Les certifications sont nombreuses, on retrouve parmi elles :

  • la norme iso 9001, qui définit la qualité du management ;
  • la certification BSCI, qui garantit que les conditions de travail des employés du fournisseur hors de l’Europe soient en accord avec les normes de l’Organisation internationale du Travail ;
  • la certification FSC, qui assure la préservation des forêts pour une production durable.

Faire un audit sur site

La meilleure vérification du travail d’un fournisseur est bien évidemment le déplacement et l’inspection sur site, dans l’usine même. À l’heure de la pandémie, il devient donc nécessaire de compter sur des entreprises de sourcing déjà sur place pour inspecter les installations des fournisseurs chinois. Sur place, il est possible de se rendre à l’usine et de :

  • photographier les marchandises et les étiquettes ;
  • prendre les dimensions et les mesures exactes ;
  • inspecter les défauts et autres vices cachés ;
  • essayer les produits ;
  • effectuer des tests de chute ou avec la pression de l’eau ;
  • vérifier les étiquettes et les bons ;
  • s’assurer des emballages.

Poursuivre la veille et le contrôle de la production même après l’accord

La validation d’un fournisseur est certes la condition première à un processus d’achats de produits, mais il est nécessaire de continuer une veille de la qualité et de la légalité de son activité. Travailler avec un fournisseur en Chine requiert une vigilance continue et beaucoup d’exigence afin de garantir la conformité entre les produits et les commandes. Il est ainsi utile de : 

  • veiller à la poursuite de la production dans les conditions optimales ;
  • s’assurer du renouvellement des certificats arrivés à expiration ;
  • vérifier que la production continue dans les termes stipulés par le cahier des charges et que le fournisseur ne sous-traite rien, par exemple.

Le contrôle de la qualité suit donc toute la durée de la collaboration et toutes les commandes entre le fournisseur et l’acheteur.